Bokföra tjänsteresa enskild firma

Bokföringen speglar inte faktiska utbetalningar av traktamenten, utan det är avdrag för ökade levnadskostnader som gäller.

Tips för företagare: Så dokumenterar du rätt

För att kunna styrka ditt avdrag vid eventuell granskning från Skatteverket är det viktigt att dokumentera resorna korrekt. Dessa kostnader kan vara för boende, måltider och diverse andra utgifter som inte ingår i det normala privatlivet.

För att få göra avdrag för traktamente krävs:

• Att resan är minst 50 km från arbetsplatsen och bostaden.
• Att övernattning sker utanför den vanliga hemorten.
• Att resan är arbetsrelaterad och inte av privat karaktär.

Det är alltså inte frågan om att pengarna går ut i din egen ficka i första hand, utan avdragen sker i bokslutet och på din NE-bilaga som lämnas in tillsammans med deklarationen.

För mer detaljerade regler kring skattefrihet och belopp, se Skatteverkets sida för traktamente.

Bokföra traktamente i enskild firma

Eftersom det inte sker någon utbetalning till dig själv via lön, som i ett aktiebolag, hanterar du traktamente i enskild firma genom att bokföra det som en kostnad i verksamheten.

Du bokför det normalt på ett konto för ”övriga externa kostnader” och gör sedan avdraget i samband med deklarationen.

Se Skatteverkets tabeller för detta.

Kostnadsersättningar för traktamente till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kost och logi. 

Sök på Kost och logi i Sverige eller Kost och logi i utlandet i Bokios moderna bokföring beroende på vart tjänsteresan ägt rum.

I detta fall är kvittot uppladdat som ett utlägg och kommer bokföras mot konto 2890 (Övriga kortfristiga skulder).

Traktamente hanteras bäst genom att lägga till det på den anställdes lön.

Då används Skatteverkets särskilda lista över utlandstraktamenten.

Notera att om du fått måltider betalda av uppdragsgivare eller andra, måste beloppet reduceras enligt gällande regler.

Skillnader mellan enskild firma och aktiebolag

Det är viktigt att särskilja hur traktamente hanteras beroende på bolagsform. Alternativt hantera det i den manuella bokföringen.

Jag har varit på privat semester där jag även gjorde jobbrelaterade ärenden.

Grundregeln är alltid att ett företag endast får avdrag för kostnader som läggs ner för att företaget ska få inkomster.

Man får alltså ta hänsyn till varje specifik händelse. Vi rekommenderar att man kontaktar Skatteverket om man känner sig osäker.

Läs mer